Procesný portál

Systém udržiavania riadiacej procesnej dokumentácie s využitím ARIS platformy

Anotácia
Cieľom príspevku je predstaviť riešenie umožňujúce spravovať riadiacu dokumentáciu spoločnosti s využitím softvérového nástroja procesného manažmentu ARIS BPM (business process management) a jej sprístupnenie koncovým užívateľom formou intranetového portálu.

Obsah:

      1. Úvod
      2. Vytvorenie procesného modelu
      2.1 Dokumentácia procesov
      3. Publikovanie riadiacej dokumentácie
      3.1 Zverejňovanie procesného modelu
      3.2 Správa a zverejňovanie dokumentácie
      3.3 Dokumentácia produktového portfólia
      4. Záver

1 Úvod
Hlavná idea za rozhodnutím využiť pri správe riadiacej dokumentácie softvérový nastroj procesného manažmentu spočíva v tom, že medzi najrozľahlejšiu a najčastejšie modifikovanú dokumentáciu patria v spoločnostiach väčšinou popisy procesov a popisy práce, vystupujúce v rôznych formách, napríklad ako smernice, pracovné postupy, pracovné náplne, pracovné a organizačné poriadky. Práve tieto popisy sú primárnym výstupom procesného riadenia. Pre zabezpečenie konzistentnosti procesného modelu spoločnosti často siahajú po softvérovom nástroji ARIS, ktorý vďaka integrovanému vývojovému prostrediu umožňuje flexibilne generovať dokumentáciu.

2 Vytvorenie procesného modelu
Pre potreby generovania väčšiny riadiacej dokumentácie postačuje vytvoriť v ARISe modely procesov. Ak však chceme komplexnejšie využiť možnosti nástroja je možné vytvoriť tiež modely organizačnej štruktúry, modely štruktúry nosičov informácií (papierová a elektronická dokumentácia), štruktúry produktového portfólia a mnohé ďalšie.

2.1 Dokumentácia procesov
Osvedčeným postupom dokumentovania procesov je prístup z hora nadol. To znamená, že najskôr sa zmapujú skupiny procesov, ktoré sa následne detailizujú postupným pridávaním úrovní. Tiež je vhodné rozdeliť skupiny procesov do kategórií. Napr. na hlavné/primárne (procesy zamerané na vytváranie hodnoty pre zákazníka) a podporné (procesy pre interných zákazníkov, štátne a regulačné inštitúcie, komunity). Zvyčajne sa pracuje s troma kategóriami ako vidno na Procesnej mape našej spoločnosti.

Obrázok 1: Procesná mapa – ARIS typ modelu Funkčný strom

Z pohľadu správy a prehľadnosti je najvhodnejší 3-4 úrovňový model. Naša spoločnosť postupne prešla na 3 úrovňový (skupiny procesov, procesy, činnosti). Z hľadiska konzistencie modelu je lepšie, ak je počet úrovní zhodný naprieč celým modelom, ale ak sa dá nejaká oblasť popísať jednoduchšie (na menej úrovní) netreba sa tomu brániť. Ak sa stotožním s premisou, že organizačná štruktúra je obrazom procesnej mapy (z dôvodu minimalizácie organizačných prerušení a úrovní riadenia), tak má zmysel venovať čas a energiu na vytvorenie plytkej a prehľadnej procesnej mapy. Z pohľadu dokumentácie procesov má zmysel vytvárať procesnú mapu s vyšším manažmentom, tzv. garantmi skupín procesov, ktorí následne určia vlastníkov jednotlivých procesov pre svoje skupiny. S týmito ľuďmi sa v druhom kroku budú detailne popisovať priebehy procesov. Neskoršie definovanie rozhraní (zodpovedností v organizačnom pohľade) bude v kompetencií garantov.
Na zmapovanie štruktúry procesov odporúčame model funkčný strom. Jeho najväčšia výhoda je, že je jednoduchý a prehľadný. Poskytuje voľnosť, ktorá chýba zložitejším modelom.

Obrázok 2: Popis procesu – ARIS typ modelu EPC

Po vytvorení modelu mapy procesov je potrebné zdokumentovať priebeh jednotlivých procesov. Tento krok pozostáva zo zachytenia priebehu jednotlivých procesov definovaných v procesnej mape. Zmapovanie sa robí formou vývojových diagramov, ktoré v nástroji ARIS reprezentuje EPC model, viď. Obrázok 2.
Rámcový postup vytvárania modelu je nasledovný: (1) Najskôr ohraničíme proces štartovacími a finálnymi stavmi/udalosťami. (2) K týmto udalostiam doplníme rozhrania na existujúce procesy z procesnej mapy. Nie všetky udalosti musia mať rozhranie na ostatné procesy. Počet rozhraní nám povie ako vhodne sme navrhli procesnú mapu – platí, čím menej tým lepšie. (3) Ďalej identifikujeme aktivity/činnosti. Platí zásada, že proces by nemal mať viac ako 9 činností. Vhodnými konvenciami je možné redukovať zložitosť (neprehľadnosť) modelov, napr. používaním (a grafickým rozlíšením) rôznych typov väzieb pre funkčné miesta, (plná čiara – vykonáva, väzba zo šípkou – schvaľuje, bodkovaná – musí byť informovaný) môžeme redukovať počet činností. Silným mechanizmom zjednodušenia modelov je vytváranie vhodných textových popisov činností. Ďalšie sprehľadnenie sa dá dosiahnuť prijatím zásady, že sa bude popisovať len štandardný postup bez špeciálnych prípadov a odchýlok. (4) Nasleduje priradenie organizačného zabezpečenia činnosti funkčnými miestami definovanými v organizačných štruktúrach. (5) Predposledným krokom je zachytenie informačných tokov priradením vstupných a výstupných dokumentov, aplikačného pokrytia, databáz k činnostiam. Opäť vhodnými konvenciami je možné vizualizovať ďalšie informácie, napríklad stupeň dôvernosti dokumentu zobrazením kľúčika pri ňom. Konzistencia používaných objektov sa dosahuje vytváraním referenčných modelov aplikácií, existujúcej dokumentácie... (6) Na záver po odsúhlasení diagramu sa doplnia textové popisy činností. Za zváženie stojí ešte doplnenie výsledného produktu procesu formou objektu typu výkon. Túto informáciu je možné z časti nahradiť konečnou udalosťou.

3 Publikovanie riadiacej dokumentácie
Popísané kroky slúžili na vytvorenie procesného modelu v ARISe postačujúceho na vytvorenie pracovných postupov a pracovných rolí. Nástroj ARIS poskytuje niekoľko spôsobov zverejňovania týchto informácií pre potreby pracovníkov. Na základe našich skúseností odporúčame publikovanie informácií z ARISu vo formáte html jediným skriptom, ktorý umožňuje generovať html stránky z ARIS modelov s možnosťou dynamického prechádzania cez hierarchizované objekty a otvárania externých odkazov. Skript ďalej vytvára 14 typov nadstavbových stránok zobrazujúcich prehľady modelov, objektov a externých odkazov, komplexné mapy väzieb objektov organizačného, produktového, aplikačného a dátového pohľadu ARIS domu a stránky textových popisov práce, procesu, štruktúry a zodpovedností.
 
3.1 Zverejňovanie procesného modelu
Prístup zamestnancov je pomocou internetového prehliadača spustením vstupnej stránky reprezentujúcej vstupný model z ARISu. Z tejto vstupnej stránky je možné kliknutím na hyperlinku otvoriť prehľadové zoznamy, napr. zoznam všetkých pracovných rolí z procesného modelu. Alebo kliknutím na hierarchizačný symbol otvoriť hierarchizovaný model nižšej úrovne, prípadne zobraziť textový popis procesu spustením hyperlinky „Zobraziť popis procesu“. Na obrázkoch 3-5 uvádzame príklady relevantných obrazoviek z vygenerovaných html stránok.

Obrázok 3: Vstupná stránka


Obrázok 4: Stránka procesu


Obrázok 5: Stránka popisu procesu

Na stránke modelu procesu kliknutím na hierarchizačný symbol sa dá dostať do susediaceho procesu, kliknutím na objekty dokumentov, funkčných miest, aplikácií, databáz, výkonov je možné otvoriť stránku máp väzieb týchto objektov. Príklad stránky mapy väzieb funkčného miesta uvádzame na obrázku 6.

Obrázok 6: Mapa väzieb funkčného miesta

Ako je vidieť na stránke mapy väzieb funkčného miesta pre Service desk tím lídra je možné k objektom pripájať už existujúcu dokumentáciu, napr. v podobe súborov MS Office. Taktiež kliknutím na hyperlinku „Zobraziť popis práce“ je možné otvoriť popis práce.

Obrázok 7: Popis práce

Popis práce pozostáva z dvoch častí. V prvej je zhrnutie organizačného začlenenia a kompetencií. V druhej popis činností. Popis činností sa zobrazuje len v prípade vyplnenia atribútov Popis/ definícia v objektoch funkcia.

Obrázok 8: Zodpovednosti

V zásade platí, že vo všetkých stránkach fungujú hyperlinkové vzájomné odkazy, takže je možné plynulé prechádzanie modelom – jeho grafickou a textovou časťou. Taktiež je možné aktivovať pri generovaní stránok možnosť ich pripomienkovania a tak umožniť zamestnancom svoje procesy pripomienkovať pripadne navrhovať ich zlepšenia.


3.2 Správa a zverejňovanie dokumentácie
Osvedčilo sa nám ak je súčasťou popisu procesov aj inventarizácia riadiacej dokumentácie. Tú vykonávame dvomi prístupmi. Pred popisom procesov vytvoríme v ARISe model nosičov informácií, kde vytvoríme objekty pre všetky spoločnosťou vydané riadiace dokumenty. Následne požiadame pracovníkov zodpovedných za modelovanie procesov o prednostné používanie týchto objektov/dokumentov vo vytváraných popisoch procesov. Nový objekt typu dokument  sa vytvára len v prípade, ak neexistuje v „číselníku“. Ak sa používa iná verzia, tak sa to taktiež zaeviduje.

Obrázok 9: Mapa väzieb informačného nosiča


Obrázok 10: Mapa riadiacej dokumentácie

Následne vieme pomocou stránok máp väzieb objektov slúžiacich na označenie nosičov informácií zistiť či sa daný dokument používa, kto a v akom procese ho používa. Po vyčistení dokumentácie v procesnom modeli je možné v rámci publikovania ARIS modelov vygenerovať stránky štruktúry nosičov informácií (dokumenty, tabuľky, databázy, ...) s určením správcov týchto dokumentov a ich stručným popisom.

Obrázok 11: Stránka prehľadov externých dokumentov

Nie všetky dokumenty je vhodné generovať priamo z ARISu nakoľko nie sú procesnej povahy. Takéto prípady navrhujeme riešiť formou odkazov na externé – už existujúce dokumenty. Tiež je užitočné ku každému objektu typu nosič informácií  prilinkovať aktuálny vzor, šablónu, prípadne platný dokument. Ideálne oblasti na začiatok sú projektová a produktová dokumentácia. Celkovo ARIS umožňuje pripojiť 4 dokumenty k jednému objektu. Skript následne pri publikácií vytvára rôzne zotriedené zoznamy týchto externých dokumentov. Tieto možno ovárať priamo zo stránok prehľadov alebo stránok priebehov procesov.

3.3 Dokumentácia produktového portfólia
Na zachytenie štruktúry  produktov navrhujeme použiť model Produktový strom. Uvádzame výstupy týchto modelov, ktoré generuje skript.

Obrázok 12: Štruktúra produktového portfólia


Obrázok 13: Popis katalógu produktov

Kliknutím na html stránke produktového stromu na hyperlinku „Zobraziť popis“ sa otvorí textový popis jednotlivých produktov spolu s osobou zodpovednou za tento produkt.

Obrázok 14: Mapa väzieb produktu

Kliknutím na objekt výkon sa zobrazí mapa väzieb tohto výkonu/produktu. Prístup je možný z ľubovoľného modelu (Produktový strom, EPC), kde je tento objekt použitý.
Stránka má dve časti. Prvá poskytuje informáciu o štruktúre produktu v rámci produktového portfólia a druhá časť o činnostiach v ktorých sa daný produkt alebo služba produkuje, prípadne využíva.

4. Záver
Pri príprave materiálu sme sa snažili o maximálnu jednoduchosť a prehľadnosť. Z tohto dôvodu uprednostňujeme kópie obrazoviek popisovaných výstupov pred ich textovými popismi. Umožňuje nám to aj skutočnosť, že ponúkané riešenie sami používame v našej spoločnosti, prípadne u našich zákazníkov. Týmto súčasne chceme dokumentovať skutočnosť, že ponúkame overené riešenia ktoré sami pri svojej činnosti používame. Takto vám tiež chceme umožnil spoznať našu spoločnosť. Radi by sme pripomenuli, že možnosti navrhovanej koncepcie nie sú limitované uvádzanými príkladmi. Je ich možné prispôsobiť vašim požiadavkám, ktoré vyplynú z našej spolupráce.

Referencie