Manažérske systémy

Naša spoločnosť bola požiadaná o pomoc pri znovuzavedení pravidiel manažérstva a riadenej dokumentácie. Výsledkom práce poradenstva mal byť úspešný recertifikačný audit v roku 2010 pre obidva systémy v integrovanom manažérskom systéme v rámci Slovenska v 9 spoločnostiach, k čomu sme mali k dispozícii cca 8 mesiacov.

Procesný model je ideálnym nástrojom zjednotenia činností pri riadení viacerých spoločností z centrály (čo je BRANTNER Slovakia, s.r.o.). Zároveň je možné zjednotiť aj všetky obslužné činnosti a činnosti riadenia spoločnosti prostredníctvom cieľov. Toto bolo hlavným mottom našej spolupráce v začiatkoch riešenia spolu s konateľmi jednotlivých spoločností. Z toho dôvodu sa na tvorbe spoločného procesného modelu zúčastnili konatelia všetkých spoločností, zapojených do tohto projektu.
 
Využitie procesného modelu zo strany vedenia BRANTNER bolo vysoko efektívne:

  • Bol k dispozícii grafický popis organizácie všetkých spoločností a spoločné pracovné postupy vo všetkých sférach riadenia (vrátane dokumentov, zodpovedností, popisov práce). Výstup bol v HTML formáte a dal sa spustiť internetovým prehliadačom. Bol prístupný všetkým spoločnostiam cez internú sieť.
  • Dokumentované postupy vo forme smerníc (WORD) (vygenerované z procesného modelu) boli k dispozícii zúčastneným spoločnostiam cez internú sieť.
  • Náplne práce pracovníkov (Katalóg funkčných miest) vygenerovaný z procesného modelu, platný pre všetky zúčastnené spoločnosti, zapojené do projektu
  • Model cieľov v rámci procesného modelu – riadenie cieľmi.

Riadenie dokumentácie

Pre riadenie dokumentácie boli vytvorené zoznamy riadených dokumentov z ktorých niektoré boli spoločné a niektoré lokálne, platné iba v sídle tej ktorej spoločnosti. Medzi riadené dokumenty patrili 4 skupiny dokumentov – formuláre, evidencie, smernice a externé dokumenty. Riadené dokumenty sú k dispozícii cez internú sieť všetkým oprávneným spoločnostiam.

Dostupnosť informácií

Pre dostupnosť informácií a riadených dokumentov bol vytvorený spoločný zdieľaný úložný diskový priestor – server, ktorý bol cez heslá sprístupnený všetkým oprávneným pracovníkom v spoločnostiach. Tým sa uľahčilo riadenie dokumentov.


Organizácia riadenia údržby systému manažérstva

V každej zo zúčastnených spoločností bol menovaný Predstaviteľ manažmentu za IMS (Integrovaný manažérsky systém). Okrem toho bolo vytvorené funkčné miesto: Manažér IMS, ktorý fyzicky vykonáva údržbu riadenej dokumentácie, pripravuje povinnú dokumentáciu a činnosti súvisiace so systémom manažérstva. Celý proces je nastavený tak, že zodpovednosť za systém manažérstva v každej zo zúčastnených spoločností má Predstaviteľ manažérstva za IMS a výkonné právomoci a povinnosti prenáša na Manažéra IMS. Naša spoločnosť BKS Úspech, s.r.o má v tomto procese funkciu poradenskú. Manažér IMS za spoločnosť BRANTNER Slovakia, s.r.o. usmerňuje ostatné spoločnosti v oblasti spracovania povinnej dokumentácie a pomoc pritom mu poskytuje práve naša spoločnosť. Naša spoločnosť sa zúčastňuje pravidelne na týchto činnostiach:

  • Pokyn na spracovanie, termíny spracovania a kontrola ročných správ o stave IMS za jednotlivé spoločnosti (preskúmanie manažmentom)
  • Plánovanie a fyzické vykonanie interných auditov v jednotlivých spoločnostiach
  • Návrhy na riešenie nezrovnalostí, nálezov a nedostatkov z interných resp. externých auditov
  • Školenie Manažérov IMS
  • Metodická pomoc pri zmenách v skupine BRANTNER a pri dopadoch zmien na činnosti spoločností

Výsledkom tejto činnosti a metodického riadenia spoločností skupiny BRANTNER je úspešný externý dozorný, alebo recertifikačný audit, ktorého sa dvaja poradcovia BKS Úspech, s.r.o. aj zúčastňujú. Od roku 2009 sme absolvovali 3 úspešné externé audity (2010, 2011 a 2012).

Výsledok údržby systému manažérstva a dopad na skupinu spoločností BRANTNER:

  • Podstatné zlepšenie poriadku a čistoty na pracoviskách
  • Zlepšenie povedomia pracovníkov v oblasti manažérstva kvality a manažérstva ochrany životného prostredia
  • Jednotné vykonávania činností podľa vopred stanovených pravidiel a postupov
  • Snaha o neustále zlepšovanie a súťaživosť medzi spoločnosťami
  • Zlepšenie právneho povedomia (disciplína pri plnení právnych požiadaviek)

Referencie